Le 5 du mois, le rituel recommence. Vous ouvrez vos SMS Orange Money et MTN MoMo, vous cherchez qui a payé, vous appelez ceux qui n’ont rien envoyé, vous notez tout dans un cahier et vous rédigez les reçus. Avec cinq logements, c’est une soirée. Avec cinquante, c’est un métier.
L’encaissement automatique des loyers supprime ce rituel. Le locataire paie son loyer en ligne, le paiement est vérifié et rangé tout seul, la quittance part, et l’argent arrive sur votre compte. Voici comment ça fonctionne, ce que ça coûte et quand ça vaut la peine.
Ce que veut dire « encaissement automatique »
Encaisser un loyer, c’est quatre gestes :
- recevoir le paiement du locataire ;
- le vérifier : le bon montant, du bon locataire, pour le bon mois ;
- marquer la facture payée, ou partiellement payée avec le reste dû ;
- remettre la preuve : un reçu, puis la quittance quand le mois est soldé.
Quand l’encaissement est manuel, c’est vous qui faites les quatre. Quand il est automatique, vous n’en faites aucun : le locataire paie dans une application, et tout le reste s’enchaîne sans vous.
On parle aussi de « recouvrement des loyers ». Le mot est juste, mais il désigne surtout la récupération des loyers en retard ou impayés : relances, mise en demeure, puis procédure. Pour ce volet, lisez comment relancer un locataire en retard.
Pourquoi l’encaissement manuel coûte plus cher qu’il n’y paraît
Le Mobile Money a déjà simplifié le paiement. Mais un transfert reçu sur votre téléphone ne dit ni pour quel logement, ni pour quel mois. Le vrai coût est ailleurs :
- le temps : rapprocher chaque SMS d’un locataire, chaque mois ;
- les erreurs : deux locataires qui paient le même montant le même jour, un paiement partiel pris pour un loyer complet ;
- les litiges : « j’ai payé », sans reçu pour le prouver ni d’un côté ni de l’autre ;
- les retards : sans rappel au bon moment, le loyer glisse d’une semaine, puis d’un mois.
Nous détaillons les bonnes pratiques du paiement direct dans notre article payer son loyer par Orange Money ou MTN MoMo. Elles marchent, mais elles reposent sur votre discipline, chaque mois.
Comment ça marche, étape par étape
Avec Bailor Pro, l’encaissement automatique suit quatre étapes :
- Le locataire paie dans l’application Bailor, gratuite pour lui, par Orange Money, MTN MoMo, Wave, Moov Money, carte ou virement bancaire selon le pays. Il voit sa facture et règle le montant exact, en une fois, en plusieurs versements ou en avance.
- Bailor collecte et valide. Le paiement est traité par notre prestataire de paiement agréé, puis rattaché automatiquement au bon logement et au bon mois. Personne n’a à deviner quoi que ce soit.
- La facture passe à payée et la quittance part. Le locataire reçoit un reçu pour son versement, puis la quittance officielle dès que la période est soldée. Vous êtes notifié.
- Le loyer vous est reversé, instantanément sur votre numéro Mobile Money, ou par virement bancaire groupé si vous gérez 50 logements ou plus.
Le reversement instantané : l’argent ne dort pas
C’est la question que pose chaque bailleur : « Qui garde mon argent ? »
Avec le reversement instantané, la réponse est simple : personne. Dès qu’un loyer est payé, il repart vers votre numéro Orange Money, MTN MoMo ou Wave en quelques instants. Vous le voyez arriver sur votre téléphone comme un transfert ordinaire, avec en plus une facture à jour et une quittance déjà envoyée.
Vous gardez ainsi ce que vous aimiez dans le paiement direct, l’argent chez vous tout de suite, sans le travail de vérification.
Combien coûte l’encaissement automatique ?
Le paiement dans l’application entraîne des frais de transaction d’environ 3 % du loyer. Ils rémunèrent les opérateurs Mobile Money, le prestataire de paiement et les taxes de l’État. Le taux exact dépend du moyen de paiement et du pays, et il est confirmé avant l’activation.
Pour un loyer de 50 000 FCFA, cela représente environ 1 500 FCFA. À comparer avec le temps passé à vérifier, relancer et rédiger des reçus, et avec le coût d’un seul litige mal tranché.
Si vous préférez ne payer aucun frais de transaction, la méthode manuelle existe aussi : le locataire paie directement sur votre numéro, déclare son paiement dans Bailor avec sa capture, et vous le validez en un geste.
Et pour un gros patrimoine ?
Le reversement instantané est idéal pour un petit patrimoine. À partir de 50 logements, il rencontre trois limites.
Les plafonds Mobile Money. Chaque compte a un solde maximum, un montant maximum par transaction et un cumul mensuel, fixés par l’opérateur selon le niveau du compte. Un mois de loyers peut les dépasser, et le reversement est alors bloqué.
Le nombre de transferts. Un reversement par loyer, c’est un SMS par loyer : 80 logements, 80 transferts à suivre.
La comptabilité. Votre comptable, votre banque et vos associés travaillent sur un compte bancaire, pas sur un téléphone.
La solution est le virement bancaire groupé : les loyers payés sont regroupés, puis versés en un seul virement sur votre compte bancaire, à la fréquence fixée avec le propriétaire du profil (chaque semaine, tous les quinze jours, chaque mois ou à une date fixe). Chaque virement est accompagné d’un relevé détaillé : quel logement, quel locataire, quel mois.
Automatique ou manuel : comment choisir
- Vous avez quelques logements et le temps de vérifier chaque paiement : la méthode manuelle suffit, sans frais de transaction.
- Vous voulez ne plus rien vérifier : la méthode automatique, avec le reversement instantané sur votre Mobile Money.
- Vous gérez 50 logements ou plus, une agence ou une société : la méthode automatique avec virement bancaire groupé.
Rien n’oblige à choisir une seule méthode pour tout le patrimoine : certains locataires peuvent rester en manuel, d’autres passer en automatique.
Les questions à poser avant de choisir une solution
Que vous choisissiez Bailor ou une autre solution d’encaissement des loyers, posez ces cinq questions :
- Où va l’argent, et quand ? Sur votre numéro, sur votre compte bancaire, ou sur un compte de la plateforme ? Avec quel délai ?
- Qui traite le paiement ? Un prestataire de paiement agréé, ou un intermédiaire sans autorisation ?
- Le paiement partiel est-il géré ? Un locataire qui paie en deux fois doit voir son reste dû, et recevoir un reçu à chaque versement.
- Une vraie quittance est-elle produite ? Datée, numérotée, avec la période et le montant.
- Les espèces sont-elles gérées au même endroit ? Sinon, vous aurez de nouveau deux registres.
Toutes les réponses pour Bailor, avec les schémas des deux méthodes, sont sur notre page encaissement des loyers. Pour l’ensemble de la gestion locative, du bail aux impayés, lisez le guide complet de la gestion locative.